Surat-surat Sekretaris

Mata Kuliah          : Korespondensi

Dosen Pengampu : Dra. Sesilia Seli, M.Pd.

Hari, tanggal         : Selasa, 22 November 2011

Surat-surat Sekretaris

1. Surat Kuasa

            Surat  kuasa adalah surat yang berisi perlimpahan wewenang dari perseorangan atau pejabat kepada seseorang atau pejabat lain sehingga pihak yang diberi wewenang dapat bertindak mewakili pihak yang memberi wewenang atau kekuasaan.

            Dalam surat kuasa ada dua pihak yang terlibat, yaitu :

1. pihak yang memberi wewenang, dan

2. pihak yang diberi wewenang.

            Surat kuasa ada yang dibuat untuk kepentingan pribadi digolongkan sebagai surat pribadi. Surat kuasa ada yang dibuat untuk kepentingan lembaga / organisasi digolongkan sebagai surat lembaga / surat organisasi.

            Surat kuasa untuk kepentingan organisasi dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu :

1. surat kuasa untuk keperluan intern organisasi atau lembaga, dan

2. surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi.

           

1. Surat kuasa untuk kepentingan intern organisasi atau lembaga

     Hanya bersifat formalitas, oleh sebab itu data kedua belah pihak tidak perlu dicantumkan secara rinci / detil.

2. Surat kuasa untuk kepentingan ekstern organisasi

     Dalam surat kuasa ini perlu dicantumkan secara rinci / detil, yaitu mengenai :

     a. data pihak yang memberi kuasa,

     b. data pihak yang diberi kuasa, dan

     c. bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-batasnya.

            Surat kuasa umumnya dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Surat kuasa dianggap sah jika telah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Surat kuasa yang bersifat kedinasan ( lembaga ), rincian data pribadi kedua belah pihak meliputi :

            a. nama

            b. tempat, tanggal lahir

            c. NIP ( Nomor Induk Pegawai ) / NRP ( Nomor Registrasi Prajurit )

            d. pangkat / golongan

            e. jabatan / pekerjaan

            Data surat kuasa yang bersifat pribadi meliputi :

a. nama

b. tempat / tanggal lahir

c. nomor kartu identitas ( NIK, NIM, SIM, Paspor, KTP, dll. )

d. pekerjaan

e. alamat

Surat kuasa umumnya menggunakan bentuk surat berjudul.

2. Surat Keterangan

            Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau sesuatu hal. Berdasarkan derajat kepentingannyadan isi suratnya, surat keterangan dibedakan menjadi empat macam, yaitu :

1. surat keterangan biasa,

2. surat referensi,

3. surat rekomendasi, dan

4. surat pernyataan.

1. Surat Keterangan Biasa

            Surat keterangan yang diberikan kepada seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat di tengah-tengah kesibukannya sehari-hari ( mahasiswa, pelajar, pegawai / karyawan, artis, dll. )

            Isi pokok surat keterangan biasa antara lain sebagai berikut.

1. Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan.

2. Data pribadi pihak yang diterangkan.

3. Isi keterangan ( menerangkan apa ).

4. Tujuan keterangan yang dibuat ( untuk keperluan apa keterangan itu dikeluarkan ).

5. Penutup ( umumnya berisi himbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum ).

Umumnya surat ini menggunakan surat berjudul dan berperihal.

2. Surat Referensi

            Surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga kepada pihak kedua tentang pihak pertama yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan kualifikasi pihak pertama untuk kepentingan pihak kedua ( pihak yang meminta referensi ). Pihak ketiga tidak bertanggung jawab atas keterangan yang diberikannya kepada pihak kedua.

            Ada tiga jenis surat referensi, yaitu :

(1) referensi bank;

(2) referensi dagang; dan

(3) referensi pribadi.